Waar en hoe bewaar ik het archief van mijn parochie?

Het parochiearchief (zowel het archief van de kerkfabriek als het pastoraal archief) kan ter plaatse worden bewaard of in bewaring worden gegeven aan een professionele archiefinstelling. Bewaring ter plaatse is mogelijk indien aan een aantal elementaire voorwaarden is voldaan:

  • Het archief moet op één centrale bewaarplaats worden bewaard. Die bewaarplaats is bij voorkeur de pastorie of de vergaderruimte van de kerkfabriek. Het archief mag NIET bij een privépersoon of private vereniging worden bewaard. De bewaarplaats moet een afgesloten ruimte zijn met gesloten (bij voorkeur metalen) kasten. Daarbij dient het archief verpakt te zijn in zuurvrij verpakkingsmateriaal (mappen en dozen). Dat materiaal kan worden aangekocht bij het Algemeen Rijksarchief (economat@arch.be of 02 548 38 14).

  • De archiefruimte moet voldoen aan bepaalde minimumnormen:
    • geen te grote schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid
    • kelders en zolders zijn geen geschikte ruimten
    • zo weinig mogelijk blootstelling aan licht
  • Een inventaris van het archief is een basisvoorwaarde voor bewaring ter plaatse.

Indien niet aan de elementaire voorwaarden wordt voldaan, dringt een bewaargeving van de historische archieven van de parochie (tot circa 1970, uitgezonderd doop-, vormsel-, trouw- en begraafregisters) aan een archiefinstelling zich op. Dat is het Rijksarchief (zie www.arch.be) of een door het Rijksarchief aanvaarde archiefinstelling. In dat geval moeten het archief van de kerkfabriek en het pastoraal archief worden samengehouden en bij dezelfde archiefinstelling in bewaring worden gegeven. Er worden dan twee bewaargevingscontracten opgemaakt, één voor het archief van de kerkfabriek (publiekrechtelijk) en één voor het pastoraal archief (privaatrechtelijk). Ook na bewaargeving blijft de kerkfabriek/parochie eigenaar van het archief.